Asset Publisher Asset Publisher

Ochrona Danych Osobowych

05.08.2022 | Luiza Potracka

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych przez Centrum Szkolenia Strzeleckiego Lasów Państwowych

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), informujemy:

Administrator danych

Informacja o Inspektorze Ochrony Danych

Centrum Szkolenia Strzeleckiego Lasów Państwowych im. Jana Wendy w Plaskoszu k. Tucholi (zwane dalej „CSSLP”)
Adres siedziby: ul. Plaskosz 7D, 89-500 Tuchola
Tel.: 605 587 976
E-mail: csslp@torun.lasy.gov.pl

Kontakt do Inspektora Ochrony Danych: iod@comp-net.pl

Cel przetwarzania danych osobowych

Podstawa prawna przetwarzania

Przeprowadzanie przetargów oraz zamawianie dostaw i usług:

przetwarzanie danych oferentów oraz osób skierowanych do realizacji zamówienia
w celach związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
przetwarzanie danych oferentów oraz osób skierowanych do realizacji zamówienia
w celu udzielenia zamówienia w procedurze konkurencyjnej lub bez zastosowania procedury konkurencyjnej;
przetwarzanie danych osobowych oferentów w celu przeprowadzenia przetargu nieograniczonego na sprzedaż środków trwałych.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych;
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny;
Ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach;
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 6 grudnia 1994 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe.

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Prowadzenie rachunkowości:

CSSLP jest obowiązane do prowadzenia rachunkowości, przez co ciążą na nas obowiązki podatkowe (wystawiamy rachunki, faktury oraz inne dokumenty księgowe) za wykonane przez nas usługi.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – ordynacja podatkowa;
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Rozpatrywanie skarg oraz wniosków kierowanych do CSSLP:

przetwarzanie danych osobowych osób wnioskujących w celu rozpatrzenia sprawy;
przetwarzanie danych osobowych osób objętych zakresem skargi lub wniosku oraz osób uczestniczących w jej rozpatrywaniu lub zobowiązanych do złożenia wyjaśnień
w związku ze sprawą.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.

Rozpatrywanie wniosków oraz udzielanie informacji publicznej lub informacji
o środowisku:

przetwarzanie danych dotyczących wnioskodawców w celu rozpatrzenia wniosku
i udzielenia informacji;
przetwarzanie w formie udostępnienia danych osobowych osób, których obejmuje zakres wniosku w celu udzielania informacji wnioskodawcy.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;
Ustawa z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko.

Realizacja procesu rekrutacji

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie danych wykraczających poza zakres wskazany w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Realizacja zatrudnienia pracowników oraz przyjmowanie na staże leśne:

przetwarzanie danych osobowych pracowników oraz stażystów w celu wykonywania nałożonych na administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, świadczeń socjalnych, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów prawa podatkowego i rachunkowości oraz wypełnienia obowiązków związanych z księgowaniem i sprawozdawczością finansową;
przetwarzanie danych osobowych pracowników w postaci wizerunku w celu promocji działalności CSSLP;
w przypadku stosowania innych form monitorowania pracowników, ich dane osobowe mogą być wykorzystane wyłącznie w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, w przypadku planowanego zastosowania takich form monitorowania, administrator jako pracodawca poinformuje pracowników w terminie oraz na zasadach określonych w prawie pracy.

Art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;
Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych;
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych;
Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych;
Ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach;
Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy o pracę, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą.

Organizacja praktyk studenckich i uczniowskich:

przetwarzanie danych osobowych studentów oraz uczniów szkół średnich w celu zorganizowania i udokumentowania odbycia praktyk zawodowych w CSSLP oraz dopełnienia obowiązków wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;
Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe;
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Rozpatrywanie wniosków oraz udzielenie wsparcia w formie darowizn

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z:

Ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach.

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy darowizny, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Art. 9 ust. 2 lit. e RODO – przetwarzanie dotyczy danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dane dotyczą.

Działalność komercyjna:

przetwarzanie danych osobowych w celu przeprowadzania szkoleń strzeleckich;
przetwarzanie danych osobowych w celu udostępniania toru motocrossowego;
przetwarzanie danych osobowych w celu sprzedaży voucherów i karnetów.

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Okres przechowywania Twoich danych osobowych:

Sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów (w szczególności czas przechowywania) w jednostkach organizacyjnych Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe określa Jednolity rzeczowy wykaz akt dla PGL LP.

Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający
z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie (szczególnie karne), okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań, prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń lub prawa, którego dotyczy postępowanie. Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody - będziemy przetwarzać te dane do czasu jej odwołania.

Jako pracodawca, jesteśmy obowiązani przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

W zakresie przetwarzania danych osobowych posiadasz następujące prawa (chyba że przepisy stanowią inaczej):

prawo dostępu do treści swoich danych – korzystając z tego prawa, masz możliwość pozyskania informacji, jakie dane, w jaki sposób, i w jakim celu są przetwarzane;
prawo ich sprostowania – korzystając z tego prawa, możesz zgłosić do nas konieczność poprawienia danych lub uzupełnienia danych wynikających z błędu przy zbieraniu;
prawo do usunięcia - korzystając z tego prawa, możesz złożyć wniosek o usunięcie danych i w przypadku zasadności wniosku, dokonamy niezwłocznego usunięcia danych. Prawo to nie dotyczy jednak sytuacji, gdy dane osobowe przetwarzane są do celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków administratora lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi;
prawo do ograniczenia przetwarzania - korzystając z tego prawa, możesz złożyć wniosek o ograniczenie przetwarzania danych w razie kwestionowania prawidłowości przetwarzanych danych, a w przypadku zasadności wniosku, możemy dane jedynie przechowywać. Wznowienie przetwarzania może odbyć się po ustaniu przesłanek uzasadniających ograniczenie przetwarzania;
prawo do przenoszenia danych – ma zastosowanie jedynie w przypadkach jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
prawo wniesienia sprzeciwu – korzystając z tego prawa, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f (interes publiczny lub prawnie uzasadniony interes). Po przyjęciu wniosku w tej sprawie, jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Twojego wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie - w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, w wypadku jeżeli przetwarzania dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem;
Masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy prawa.

Odbiorcy danych:

W niektórych sytuacjach, Twoje dane osobowe mogą być udostępniane, jeśli będzie to konieczne do wykonywania zadań Administratora wynikających z przepisów prawa. Odbiorcami danych mogą być:

banki w celu obsługi dokonywanych transakcji;
Zakład Ubezpieczeń Społecznych;
Urzędy Skarbowe;
Podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;
Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w zakresie czynności kontroli i nadzoru oraz udzielenia zgody na zawarcie z Państwem umowy najmu, dzierżawy oraz sprzedaży;
Dyrekcja Generalna Lasów Państwowych w zakresie czynności kontroli i nadzoru w oparciu o wewnętrzne przepisy PGL LP;
Biegli rewidenci w ramach badania sprawozdania finansowego;
Osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna, informacja o środowisku lub dokumentacja postępowania przetargowego.

Powierzenie danych:

Dane mogą być również udostępniane podmiotom, z którymi Administrator ma zawarte umowy powierzenia danych tj.:

Zakład Informatyki Lasów Państwowych w zakresie utrzymania baz danych systemów informatycznych;
Inne firmy informatyczne świadczące usługi oraz wsparcie techniczne;
Radcy prawni świadczący obsługę prawną;
Doradcy podatkowi;
Firmy świadczące usługi ochrony osób i mienia;
Firmy świadczące usługi związane z prowadzeniem archiwum zakładowego/składnicy akt.

Pozyskiwanie danych z innych źródeł:

W niektórych sytuacjach, możemy pozyskiwać Twoje dane z innych źródeł niż bezpośrednio od Ciebie:

W ramach organizacji stażu leśnego, dane są pozyskiwane od Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych, która deleguje osoby na staże do CSSLP;
W przypadku postępowania windykacyjnego, dane możemy pozyskać od komornika;
W ramach organizacji praktyk studenckich czy uczniowskich, dane pozyskujemy z uczelni lub szkoły, która deleguje na praktyki;
W ramach prawa pierwokupu przysługującemu na mocy art. 37 a, ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach, dane pozyskujemy od notariuszy, u których zawierana jest umowa przedwstępna kupna sprzedaży gruntu.

Podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do celów przedstawionych w tabeli, za wyjątkiem celów wynikających z przepisów prawa, gdzie podanie danych jest obowiązkowe. Niepodanie danych osobowych będzie skutkowało niezrealizowaniem celu, dla którego dane miały być przetwarzane.

Twoje dane nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również w formie profilowania oraz nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.